5.3 组织的岗位、职责和权限
最高管理者应确保组织内相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。
最高管理者应分配职责和权限，以：
- a)确保质量管理体系符合本标准的要求；
- b)确保各过程获得其预期输出;
- e)报告质量管理体系的绩效以及改进机会(见 10.1)，特别是向最高管理者报告；
- d)确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点；
- e)确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。
组织是指为实现其目标而具有其自身职能及职责、权限和相互关系的个人或一组人。
为了确保质量管理体系的有效运行,最高管理者应确定组织的质量管理体系架构和适 应于运行控制需要的岗位结构或岗位，其目的是为了确保质量管理体系的有效性并实现其预 期结果。
最高管理者应在组织内分配实施和实现质量管理体系要求的活动与相关岗位,并通过 有效的沟通确保组织内的人员知道他们被期望做什么（职责），允许他们做什么(权限），谁对 此负责，以及职责和权限之间的关系是什么。
职责和权限可以分配给一个人或多人。获得职责和权限的一个人或多人应能够在所分配
的区城或过程中做出决策和实现更改。在具有相互关系的岗位之间的职责和权限的描述应清
晰，不能模棱两可。组织需确保每个岗位的人员知道其职责权限的终点和另一个人的起点。
必须强调的是：尽管职责和权限可以分配给组织内的相关人员，
但质量管理体系的整体职责和责任仍然由最高管理者来承担。
组织内的职责、权限得到规定
- 明确组织内部门（或职能）和岗位的设置 确定组织结构时应考虑适应运用过程方法的要求（参见本书 2.4 节)，根 据所提供产品和服务的特点和组织的规模，来决定常设机构和职能部门或职 能，并将质量管理体系的各项职能分配给有关部门或岗位，以确保质量管理体 系有效运行。一般可采用职能分配表的形式。应当指出，组织的行 政机构与质量管理体系的组织结构，对于许多组织来说不是一回事，宜分别表 述。
任命各部门负责人及规定各岗位的职责和权限 明确规定所有与质量有关的各级管理、执行和验证人员的职责、权限，是质 量管理体系运行的基本前提。在规定职责时应注意在所有相关文件中的表述一致。
经常可以看到，有些组织在描述职责时，总体描述与职能分配表、其他文件信息 中的表述不一致，因而造成某些混乱。此外，许多组织只着重表述岗位职责，而 对权限则轻描淡写。事实上“有责无权”的人是难以限行自己的职责的。
特别是 在需要全员参与质量管理的今天，更强调给员工以充分的授权，使其能主动地做 好自己的工作、暖行职责。这种“授权式”管理，是现代管理的一个重要理念。 因此，在规定人员的职责和权限时，不仅必须做到“职责分明”，而且应当“授权 充分”，使其足以履行职责。
确保组织内的职责、权限得到沟通和理解
在明确各部门的职能，各级岗位人员的职责后，要求各部门和各岗位之间通 过各种方式（如会议、培训等）相互了解有关的职责、权限。通过沟通可以达到 人人明确自己应尽的职责和拥有的权限，并促使各部门、岗位之间更加协调，使 各自的职能、职责、权限规定趋于合理。通过沟通必然会使组织的质量管理活动 开展得更有成效。
- (1)沟通的作用
- 1）增进信息交流。沟通可促进组织内各职能和各层次之间的信息交流，以利 增进理解、达成共识、减少差错和协调一致，为质量管理体系的正常运行提供有 力的支持。
- 2）提高过程的有效性。沟通可促进过程输出达到策划时所预期的结果，从而 提高过程的有效性。
- 3）提高质量管理体系的有效性。由于涉及质量管理体系的信息得到充分交 流，使得管理者易于捕捉改进的机遇并采取相应的对策，从而实现持续改进，提 高整个质量管理体系的有效性。
- (2）沟通的内容和职责
沟通应在组织的各不同职能（如职能部门和其他跨职能团队）和不同层次
（如领导层、管理层、执行层、验证层）之间全方位地进行，其内容包括：
- 1）满足顾客和法律法规要求的重要性。
- 2）质量方针和质量目标。
- 3）职责、权限和相互关系。
- 4）质量管理体系的有关文件。
- 5）质量管理体系运行过程及其管理中需要互相配合、协同工作的任何方面。
- (3)沟迪的方式 沟通的方式是多种多样的，如：质量例会、生产调度会等专题会议；简报、 布告栏、内部刊物、局域网及声像、电子媒体；专题调查、交谈、工作联系单等。